Quanto custa um funcionário CLT para a empresa? A conta completa, com tabela pronta
Veja quanto custa um funcionário CLT para a empresa: FGTS, férias, 13º e INSS patronal na ponta do lápis, com tabela pronta do Simples ao Lucro Presumido.
O salário que você combina na entrevista não é o que sai do caixa. Quem pergunta quanto custa um funcionário CLT costuma levar um susto: entre férias, 13º, FGTS e, em alguns casos, INSS patronal, a conta fica de 29% a 62% acima do salário. E isso antes de vale-transporte, alimentação e o tempo que você gasta treinando a pessoa.
Neste guia, fazemos a conta item por item, com o salário mínimo de 2026 e mais duas faixas salariais. Você também vai ver a diferença entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido, os custos escondidos e as perguntas certas para levar ao contador antes de contratar.
Quanto custa um funcionário CLT, em resumo?
No Simples Nacional, fora do Anexo IV, um funcionário CLT custa cerca de 1,29 vez o salário, só com férias, 13º e FGTS. No Lucro Presumido, com INSS patronal, RAT e terceiros, chega perto de 1,62 vez. Benefícios como vale-transporte e alimentação entram por cima.
Na prática, isso quer dizer que um funcionário com salário mínimo de R$ 1.621 custa por volta de R$ 2.091 por mês no Simples. Na mesma função, uma empresa do Lucro Presumido gasta cerca de R$ 2.629. A diferença está quase toda no INSS patronal.
O valor do salário mínimo foi confirmado pela Agência Brasil quando o reajuste entrou em vigor: R$ 1.621 desde 1º de janeiro de 2026, alta de 6,79% sobre os R$ 1.518 de 2025.
Os encargos trabalhistas que toda empresa paga
Três custos valem para qualquer empresa, em qualquer regime: o 13º salário, as férias com o adicional de um terço e o FGTS. Como o 13º e as férias são pagos uma vez por ano, o certo é guardar uma parte todo mês. É o que os contadores chamam de provisão.
Veja como cada item vira um percentual do salário:
- 13º salário: um salário a mais por ano. Dividido por 12, dá 8,33% ao mês.
- Férias + 1/3: um salário com acréscimo de um terço por ano. Dividido por 12, dá 11,11% ao mês.
- FGTS: 8% sobre a remuneração, incluindo 13º e férias. Na conta mensal, fica em torno de 9,56% do salário.
- Multa do FGTS (provisão opcional): na demissão sem justa causa, a empresa paga 40% do saldo do FGTS. Quem quer se precaver guarda cerca de 3,2% ao mês.
Somando os três primeiros, chegamos aos 29% que valem para quase toda empresa do Simples. Os percentuais seguem o detalhamento do guia de custo do empregado da Razonet, que também lista os encargos de cada regime.
O que muda entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido?
O que muda é o INSS patronal. No Lucro Presumido e no Lucro Real, a empresa paga 20% sobre a folha, mais o RAT, de 1% a 3% conforme o risco da atividade, e as contribuições a terceiros, como o Sistema S, de cerca de 5,8%. No Simples, esse custo, em geral, já está dentro do DAS.
A exceção importante é o Anexo IV do Simples. Ele reúne atividades como construção, vigilância, limpeza e advocacia. Nessas empresas, a contribuição patronal de 20% mais o RAT é recolhida à parte, fora do DAS.
| Regime da empresa | INSS patronal | RAT | Terceiros | Encargo total aproximado sobre o salário |
|---|---|---|---|---|
| Simples (Anexos I, II, III e V) | Dentro do DAS | Dentro do DAS | Isento | Cerca de 29% |
| Simples (Anexo IV) | 20% à parte | 1% a 3% | Isento | Cerca de 55% (com RAT de 2%) |
| Lucro Presumido ou Real | 20% | 1% a 3% | Cerca de 5,8% | Cerca de 62% (com RAT de 2%) |
Um detalhe: como o INSS patronal também incide sobre o 13º e as férias, ele pesa um pouco mais que os 20% nominais na conta mensal. Por isso, a soma passa dos 50%.
Se a sua empresa está no Simples, vale lembrar que o regime passa por mudanças com a reforma tributária. O post sobre IBS e CBS no Simples Nacional explica a decisão que precisa ser tomada até o fim de outubro.
Tabela pronta: o custo do funcionário em 3 faixas de salário
A tabela abaixo mostra o custo mensal com os encargos obrigatórios já provisionados, sem benefícios. Usamos RAT de 2% e terceiros de 5,8% para o Lucro Presumido. Os valores são aproximados e servem para planejar.
| Salário bruto | Simples (Anexos I, II, III e V) | Simples (Anexo IV) | Lucro Presumido |
|---|---|---|---|
| R$ 1.621 (salário mínimo) | R$ 2.091 | R$ 2.517 | R$ 2.629 |
| R$ 2.500 | R$ 3.225 | R$ 3.882 | R$ 4.055 |
| R$ 4.000 | R$ 5.160 | R$ 6.211 | R$ 6.488 |
A conta do salário mínimo, linha por linha
Para quem quer conferir, aqui está o cálculo de um funcionário com salário de R$ 1.621 em uma empresa do Simples, fora do Anexo IV:
- Salário: R$ 1.621,00.
- Provisão de 13º (8,33%): R$ 135,08.
- Provisão de férias + 1/3 (11,11%): R$ 180,11.
- FGTS (8% sobre salário, 13º e férias): R$ 154,90.
- Total mensal: R$ 2.091,09.
No Lucro Presumido, somam-se 27,8% (20% de INSS, 2% de RAT e 5,8% de terceiros) sobre os mesmos R$ 1.936,19 de salário, 13º e férias. São mais R$ 538,26, e o total vai a cerca de R$ 2.629. O guia da Contabilidade.com chega a valores parecidos para a provisão de férias e 13º.
Os custos que quase ninguém coloca na planilha
Benefícios, contratação e treinamento podem somar centenas de reais por mês ao custo do funcionário. Eles variam muito de empresa para empresa, então entram à parte na sua conta.
O mais comum é o vale-transporte. Pela Lei nº 7.418, que criou o benefício, a empresa pode descontar até 6% do salário básico do funcionário e paga o restante. Para quem ganha R$ 1.621 e gasta R$ 220 por mês com ônibus, o desconto é de cerca de R$ 97, e a empresa arca com R$ 123.
Outros custos que costumam aparecer:
- Alimentação: vale-refeição ou cesta básica, que podem ser obrigatórios pela convenção coletiva da sua categoria.
- Exames ocupacionais: admissional, periódico e demissional.
- Uniforme, equipamento e acessos: computador, celular, sistema, e-mail.
- Recrutamento: anúncio da vaga e, principalmente, as horas que você gasta entrevistando.
- Treinamento: as primeiras semanas, em que a pessoa ainda produz pouco e alguém precisa ensinar.
O treinamento é o custo que mais engana. Se cada tarefa mora só na sua cabeça, você vai repetir a mesma explicação várias vezes. Um modelo de POP pronto para copiar reduz esse tempo, porque o processo fica escrito.
Exemplo prático: uma cafeteria contratando um atendente
Imagine uma cafeteria do Simples Nacional, no Anexo I, que vai contratar um atendente com salário de R$ 2.000. Ela quer saber o custo real por mês antes de abrir a vaga.
| Item | Valor mensal |
|---|---|
| Salário | R$ 2.000,00 |
| 13º, férias e FGTS (29%) | R$ 580,00 |
| Vale-transporte (parte da empresa, gasto de R$ 220) | R$ 100,00 |
| Vale-refeição (exemplo de R$ 25 por dia, 22 dias) | R$ 550,00 |
| Total aproximado | R$ 3.230,00 |
Ou seja, o atendente de R$ 2.000 custa cerca de R$ 3.230 por mês, 61% acima do salário. Em um ano, são mais de R$ 38 mil. O número não diz que a contratação é ruim. Diz que ela precisa trazer, no mínimo, esse valor em vendas a mais ou em horas liberadas do dono.
Contratar, automatizar ou os dois?
Antes de contratar, vale separar o que a nova pessoa vai fazer em dois grupos: tarefas que pedem gente e tarefas repetitivas. Atender bem um cliente difícil, vender e resolver problemas pedem gente. Responder a mesma pergunta 30 vezes por dia, mandar lembrete e lançar dados em planilha, nem sempre.
Na prática, muitas pequenas empresas contratam para dar conta de tarefas que poderiam ser automatizadas por uma fração do custo. A lista de tarefas repetitivas para automatizar ajuda nessa triagem. Se o gargalo é responder clientes à noite, o atendimento fora do horário com IA pode resolver sem uma vaga nova.
O caminho mais comum é misturar os dois. A automação tira o trabalho repetitivo, e o funcionário contratado gasta o tempo dele no que gera venda. Se a contratação é para você sair do balcão, o roteiro de como sair do operacional mostra o que delegar primeiro.
Quer ver como isso funcionaria na sua empresa? Agende um diagnóstico com a Titanium Solutions.
Antes de contratar: 5 perguntas para o contador
Esta conta é um ponto de partida, não um cálculo oficial. Cada empresa tem detalhes que mudam o resultado. Leve estas perguntas para a próxima conversa com o contador:
- Em qual anexo do Simples a minha atividade está, e eu pago INSS patronal à parte?
- Qual é o RAT da minha atividade e quanto pago de terceiros, se estiver fora do Simples?
- O que a convenção coletiva da minha categoria exige de piso salarial e benefícios?
- A nova contratação muda a minha faixa de imposto ou algum cálculo do regime?
- Qual é o custo de uma demissão, caso a contratação não dê certo?
Conclusão: faça a conta antes de abrir a vaga
Saber quanto custa um funcionário CLT evita a contratação que aperta o caixa três meses depois. No Simples, conte com cerca de 29% acima do salário para os encargos obrigatórios. No Lucro Presumido e no Anexo IV, mais de 50%. Benefícios e treinamento vêm por cima.
O próximo passo é simples: pegue o salário da vaga, aplique o percentual do seu regime, some os benefícios e compare com o retorno que a pessoa vai trazer. Se quiser descobrir quais tarefas dá para automatizar antes de contratar, agende um diagnóstico gratuito.
Fontes
- Salário mínimo de R$ 1.621 começa a valer nesta quinta-feira (Agência Brasil, 1º jan. 2026)
- Quanto custa um empregado CLT em 2026? Guia completo do custo real (Razonet)
- Salário mínimo 2026 e folha de pagamento: quanto custa um funcionário (Contabilidade.com)
- Lei nº 7.418/1985, que institui o vale-transporte (Planalto)
Perguntas frequentes
Quanto custa um funcionário que ganha um salário mínimo?
Com o salário mínimo de R$ 1.621 em 2026, uma empresa do Simples Nacional fora do Anexo IV gasta cerca de R$ 2.091 por mês com 13º, férias e FGTS já provisionados. No Lucro Presumido, com INSS patronal, RAT e terceiros, o valor passa de R$ 2.600. Vale-transporte e benefícios entram por cima.
Empresa do Simples Nacional paga INSS patronal?
Na maioria dos anexos, a contribuição patronal já está dentro da guia do Simples, o DAS. A exceção é o Anexo IV, que reúne atividades como construção, vigilância, limpeza e advocacia. Nesses casos, a empresa recolhe à parte 20% sobre a folha, mais o RAT. O contador confirma o anexo da sua atividade.
Quanto a empresa paga de FGTS?
A empresa deposita 8% da remuneração do funcionário todo mês, incluindo o 13º e as férias. Esse valor não é descontado do salário: é um custo da empresa. Na demissão sem justa causa, ainda há a multa de 40% sobre o saldo do FGTS, que muitas empresas provisionam aos poucos.
O vale-transporte é custo da empresa?
Em parte. A empresa pode descontar do funcionário até 6% do salário básico e paga o restante do custo da passagem. Para quem ganha o salário mínimo e gasta R$ 220 por mês com ônibus, o desconto máximo é de cerca de R$ 97, e a empresa arca com os outros R$ 123.
Como saber se vale a pena contratar um funcionário?
Compare o custo total mensal com o que a contratação traz: horas liberadas do dono, vendas a mais ou clientes atendidos. Se o novo funcionário vai fazer tarefas repetitivas, vale ver antes se uma automação resolve parte delas. E faça a conta com o contador, que conhece o seu regime e a convenção da categoria.
